Vou colocar aqui algumas dicas práticas para melhorar sua produtividade no trabalho e pelo menos dar inicio a uma melhor organização do seu tempo. Vamos lá:
1 – Planeamento para se focar
Para garantir que você passa pelo menos 60% do seu dia nas suas tarefas mais importantes você precisa planejar cada dia antes de começar a trabalhar. O plano pode não se seguido à risca, mas o simples fato de ter criado um plano irá ajudá-lo a ficar focado no trabalho mais importante.
2 – Resposta em tempo útil
Mesmo que as solicitações não sejam completamente respondidas num prazo de 24 horas, pelo menos deve enviar um breve e-mail ou efetuar uma chamada rápida para avisar que o seu assunto será tratado em breve. Esse contato será importante para uma boa relação com um cliente ou colega de trabalho. A exceção a esta regra existe para solicitações que tenham um prazo de resposta maior, ou uma data de entrega de um trabalho pré acordada. Reserve 15 minutos após almoço e/ou no final de cada dia para processar essas solicitações.
3 – Planeamento de tarefas
Nada de ficar olhando um projeto como um corpo uniforme. Você deve separar o todo em partes menores: as tarefas. Para começar deve criar uma lista das tarefas necessárias à conclusão do seu trabalho. E depois criar uma sequencia lógica para a sua lista. Seja numa folha de papel ou no Microsoft Project, o importante é que esteja sempre disponível para que você possa visualizar facilmente e atualizar quando necessário. A praticidade também lhe ajudará a manter-se organizado.
4 – Esvaziar a lista de tarefas
Com foco nas metas da empresa, priorize tarefas que trarão retorno financeiro e agregaram valor a sua área de atuação e ao seu cargo. Sua imagem também é muito importante e os elogios irão estimula-lo a continuar organizado. Um profissional desmotivado tende a ser mais relaxado com suas tarefas e objetivos. Comece pelas tarefas que envolvam apenas você para resolve-las e também aquelas que irão gerar grande impacto, mas que demoram pouco tempo para serem concluídas. Mantenha sempre a sua lista de tarefas de forma a não acumular mais do que duas semanas (este prazo deverá ser ajustado ao seu caso e ao seu tipo de trabalho).
5 – Agenda de Reuniões
As reuniões são inimigas da produtividade. Se puder evite-as e questione a sua necessidade. Se uma reunião não tem uma agenda clara, ou nem sequer tem uma lista de pontos a tratar pode ser simplesmente uma perda de tempo. Uma lista de pontos a tratar obriga as pessoas a prepararem-se para a mesma e ao mesmo tempo limita a duração do evento (caso seja acordado abordar na reunião apenas os pontos da agenda). EVITE REUNIÕES PARA DEBATER PEQUENAS COISAS. NA MAIORIA DOS CASOS É MUITO MELHOR E MAIS PRATICO ENVIAR UM E-MAIL.
6 – Prepare-se para amanhã
Antes do fim do seu dia de trabalho reserve (nem que sejam 5 minutos) a preparar o seu dia de amanhã. Use post-its para deixar de forma clara e objetiva os pontos chaves de onde o trabalho foi interrompido e dos próximos passos a seguir. Seja amigo de você mesmo. Quanto melhor for documentado, menor será o seu “start” no dia seguinte.
7 – Organize-se para os outros
Documente tudo. Lembre-se que sempre existe a possibilidade de alguém, algum dia precisar dar continuidade a uma determinada tarefa que hoje é executada por você. Quanto melhor for a documentação menor será o tempo gasto deste novo funcionário com a “curva de aprendizagem”. Esse é o principal erro da maioria das empresas. Lembre-se também que um dia, daqui a alguns anos você poderá precisar lembrar de alguma coisa executada hoje.