A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta de gestão de tarefas que ajuda a organizar e priorizar os afazeres por urgência e importância. Com ela, você separará as suas tarefas em quatro categorias: as tarefas que fará primeiro, as que agendará para mais tarde, as que delegará e as que excluirá.
Dwight D. Eisenhower — 34.º presidente dos Estados Unidos e general condecorado com cinco estrelas durante a Segunda Guerra Mundial — apresentou a ideia que mais tarde culminaria na Matriz de Eisenhower. Num discurso de 1954, Eisenhower citou um reitor anônimo dizendo: “Tenho dois tipos de problema, o urgente e o importante. O urgente não é importante, e o importante nunca é urgente”. Stephen Covey, autor de Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes, usou as ideias de Eisenhower para desenvolver a popular ferramenta de gestão de tarefas conhecida como Matriz de Eisenhower.
Como distinguir entre tarefas urgentes e tarefas importantes
Urgência e importância parecem sinônimos, mas, quando analisadas em função do princípio de Eisenhower, a diferença entre ambas é crucial. Fazer essa distinção dentro da Matriz de Eisenhower pode ajudar a identificar as tarefas que requerem a sua atenção imediata e as que talvez possam ser tratadas por outros membros da equipe.
As tarefas urgentes demandam a sua atenção imediata. Quando algo é urgente, deve ser feito de imediato, e há consequências claras se não for realizado dentro de determinado prazo. Estas são tarefas que não se pode evitar, e, por quanto mais tempo forem adiadas, mais pressão provavelmente sentirá, o que pode levar ao esgotamento psicológico.
Estes são alguns exemplos de tarefas urgentes:
- Concluir um projeto com um prazo de última hora.
- Tratar de um pedido de cliente urgente.
- Consertar um cano quebrado no apartamento.
As tarefas importantes podem não exigir atenção imediata, mas ajudam a alcançar as metas a longo prazo. O fato de serem menos urgentes, porém, não significa que elas sejam desprovidas de importância. Você precisará planejar-se cuidadosamente para elas, a fim de que possa utilizar os seus próprios recursos de forma eficiente.
Estes são alguns exemplos de tarefas importantes:
- Planejar um projeto de longo prazo.
- Estabelecer contatos profissionais para criar uma base de clientes.
- Resolver afazeres regulares e fazer projetos de manutenção.
Os quatro quadrantes da Matriz de Eisenhower
Quando souber distinguir entre as tarefas urgentes e importantes, você poderá começar a separar as suas tarefas na matriz. Ela ajudará a planejar, delegar, priorizar e agendar. Ao atribuir tarefas a um dos quatro quadrantes, você pode determinar a urgência delas e descobrir como lidar com elas de maneira apropriada.
Quadrante 1: faça agora
É aqui que você colocará quaisquer tarefas que sejam urgentes e importantes. Quando uma tarefa na sua lista tiver de ser feita de imediato sob pena de acarretar consequências claras e afetar as suas metas a longo prazo, você deve colocá-la neste quadrante.
Não deveria haver dúvidas sobre as tarefas que pertencem a este quadrante, porque são aquelas que estão em primeiro plano e que provavelmente estão lhe causando grande estresse.
Quadrante 2: agende
É aqui que você põe as tarefas que não forem urgentes mas que se mostrem importantes. Como estas tarefas afetam as suas metas a longo prazo mas não precisam ser feitas de imediato, você pode agendá-las para mais tarde.
Trate destas tarefas logo após cuidar das tarefas no primeiro quadrante. Você pode valer-se de várias dicas de gestão do tempo para realizar as tarefas neste quadrante. Algumas estratégias úteis são o princípio de Pareto e o método Pomodoro.
Quadrante 3: delegue
É aqui que você colocará quaisquer tarefas urgentes mas não importantes. Estas tarefas devem ser concluídas de imediato, mas não afetam as suas metas a longo prazo.
Como você não tem um apego pessoal a estas tarefas e elas provavelmente não requerem as suas habilidades específicas, você pode delegá-las a outros membros da sua equipe. Delegar tarefas é uma das formas mais eficientes de gerir a carga de trabalho e dar à sua equipe a oportunidade de ampliar as suas habilidades.
Quadrante 4: elimine
Depois de analisar a sua lista e distribuir as tarefas entre os três primeiros quadrantes, ainda restarão algumas. Trata-se daquelas tarefas que não eram urgentes ou importantes.
Estas distrações sem importância ou urgência estão simplesmente atrapalhando a realização das suas metas. Coloque estes itens restantes no quarto quadrante, que orienta a eliminar as tarefas.
Fonte: https://asana.com/pt/resources/eisenhower-matrix e https://4future.com.br/