O propósito do gerenciamento da mudança do Escopo é proteger a viabilidade da Definição do Projeto ora aprovada, de modo que se tenha possibilidade de gerenciar eficientemente o Escopo. Uma vez definidas as entregas do Projeto, se os entregáveis mudarem durante o projeto – o que normalmente ocorre já que o cliente deseja itens adicionais – então as estimativas de custo, prazo e recursos devem ser recompostas, e uma vez aceitas pelo cliente, o Gerente de Projeto fará o redimensionamento do custo, prazo e recursos para refletir este trabalho adicional ora aprovado.
Muitas vezes o Gerente de Projetos pode sentir-se desconfortável com as mudanças de escopo, entretanto, a arte no gerenciamento eficaz de Escopo é obter um “não” do próprio cliente ao invés de lhe dizer “não”. Isto facilmente se consegue quando apresentamos o custo de cada nova mudança solicitada, já que muitos clientes querem a mudança, mas não estão dispostos a pagar por elas. Devemos dar a este fato muita importância, já que poucos são os projetos cujas necessidades são previstas durante o processo de análise. Por conseqüência há muitas mudanças que carecem serem introduzidas durante o ciclo de vida do projeto. Muitas das vezes tais alterações são realmente necessárias para a solução e cabe ao Gerente de Projeto e sua equipe reconhecer quando tais mudanças são solicitadas e seguir o processo pré-definido de mudança do Escopo e no Plano de Comunicações.
Os processos de controle do escopo
O Gerente de Projetos deve ter Procedimentos de Gerenciamento do Projeto sendo que os mesmos podem ser alterados de acordo com a dimensão de cada projeto gerenciado. Normalmente para projetos pequenos, as mudanças do Escopo podem ser levantadas por qualquer pessoa da equipe de projeto e devem enviadas por escrito ao Gerente de Processo através de carta ou e-mail dispensando maiores formalidades. O Gerente de Projetos determina então se o pedido é um pedido de mudança do Escopo ou não. Quando for, o Gerente de Projeto verifica que impactos a mudança do Escopo traz para o projeto em termos de custo, prazo e recursos. Se houver outras opções viáveis, determinar seu impacto e levar todas as mudanças ao Sponsor de projeto para aprovação.
Havendo acordo sobre as alterações as atividades apropriadas serão acrescentadas ao plano de trabalho para assegurar que as mudanças sejam executadas; e a solicitação e status devem ser documentados no Relatório de Status do Projeto.
As mudanças para projetos médios e grandes devem ser solicitadas a todos os stackholders interessados no projeto que podem incluir equipe do projeto, clientes, órgãos fiscalizadores, etc. Todas as alterações devem ser solicitadas por escrito ao Gerente do Projeto e documentadas conforme o Plano de Gerenciamento de Escopo e Plano de Comunicações. Garanta que um membro da equipe avalie os impactos da mudança e registre e documente tudo. Leve as mudanças de Escopo, alternativas e impacto do projeto ao Sponsor para aprovação. Os motivos da aprovação ou rejeição devem ser documentados. Se houve acordo as atividades apropriadas serão acrescentadas ao plano de trabalho para garantir que a mudança seja implementada. O orçamento de projeto também deverá ser atualizado caso necessário. Caso a mudança de escopo aprovada resulte em alteração substancial do projeto, a Definição do Projeto original deve ser atualizada.
Comunique a situação das mudanças do Escopo e a resolução aos integrantes da equipe de projeto e a outros interessados através do processo de Gerenciamento de Comunicação, incluindo o Relatório de Status do Projeto.
Fonte
PEREIRA, Marcos Valdeir. A importância do Gerenciamento de escopo na Gestão de Projetos. Boletim Gestão de Projetos – IETEC, [S.l.], n.22, jun. 2005. Disponível em: <http:// www.ietec.com.br/site/techoje/categoria/abrirPDF/57>. Acesso em: 19 dez. 2006.